Type de projet: Software development Mon implication: Project Manager, Product Owner Année(s): 2006 à 2008
Le partenariat
En 2006, l’entreprise 4CDevelopment SARL que je dirigeais, avons lié un partenariat avec une entreprise spécialisée en logistique et une entreprise informatique spécialisée en sécurité et infrastructure serveur.
Le but de ce partenariat consistait à répondre à un appel d’offre d’une entreprise internationale.
L’appel d’offre
Le prestataire recherché devait répondre à un cahier des charges concernant l’archivage documentaire et gestion électronique de documents GED.
Fort de ce partenariat, nous avons décroché et signé ce mandat.
Le projet
L’objectif du projet consistait à rapatrier plusieurs millions de documents papiers d’agences reparties dans le monde entier (contrats, conditions générales, documents annexes, etc), d’en assurer le stockage électronique et physique et gérer l’ensemble de l’archivage (accessibilité, stockage, traçabilité, workflow, etc).
Mon rôle consistait en deux postures sur ce projet :
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- IT Project Manager Organisation, planification et suivi de l’implémentation du logiciel.
- Product Owner Interface entre les parties prenantes et notre équipe informatique afin d’orienter le développement du logiciel GED dans le respect des besoins, des délais, des coûts et la qualité.
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Processus
Pour résumé, le processus appliqué concernant les documents était le suivant :
rapatriement des documents sur site de stockage à Genève
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scanning de l’ensemble des documents
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intégration des documents électroniques dans le logiciel GED
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destruction des documents papiers
ou
codification et archivage en entrepôt des documents papiers
Le logiciel GED
Comme mentionné précédemment, nous avons bénéficié de ce projet afin de développer la partie GED de notre propre logiciel ERP 4c|Solution® que nous étions entrain de créer.
Après l’implémentation finale, le logiciel GED 4c|Solution® proposait la :
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- gestion des agents (gestion de contacts)
- gestion des droits d’accès aux données (sécurité applicative)
- liaison des documents aux agents
- gestion des documents électroniques (archivage électronique)
- gestion des documents papiers (archivage physique)
- recherche et affichage des documents électroniques (indexation)
- suivi des documents (workflow)
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Par Pascal Oberson
